ISO9001供給者適合宣言

吉川市役所では、市民サービス向上を図るため、全国でも数少ない取り組みである品質管理の国際規格「ISO9001」の認証を平成16年2月に取得しました。
このシステムを導入し、実践することにより、これまで市民からいただいたご意見やご要望などの管理の徹底、業務内容の文書化による業務のトレーサビリティ(追跡確認)、不適合なサービスに対する是正処置など、これまで実施していなかった品質管理に関して数多くのメリットを得てまいりました。
しかしながら、このシステムを正式に維持していくためには、登録審査機関による定期的な審査や認証の更新などの際、多くの費用を要します。そこで、市では認証の更新を行なわず、これまで取り組んで培ってきたノウハウを活かしながら、平成19年2月20日から「供給者適合宣言」を行うことにより、システムを維持しています。

供給者適合宣言とは

供給者適合宣言とは、ISO9001の要求事項や目指すべき品質マネジメントシステムを認証機関の審査を受けず、自らの責任において、システムを運用することです。

なぜ認証を取得したのか

自治体における競争性の拡大、財政状況の悪化等の中で、行政改革の必要性が増しており、当市でも「仕事ができる小さな市役所」の実現をめざした取り組みを進めています。
当市では、これまでも職員の様々な意識改革に取り組んできましたが、なかなか目に見える結果が出ませんでした。そこで、出先施設を含む全ての部署の業務を対象に品質マネジメントシステムを導入し、市民満足の向上に向けた継続的な業務改善を確かなものにしていきたいと考え認証を取得しました。

ISO9001を導入した成果

  1. 職員全員がISOに取り組むことによりプロセスに対する意識が向上しました。
  2. PDCAマネジメントサイクルを展開することにより、責任と権限の明確化が図られました。
  3. 市民の方々からいただいたご意見やご要望などに対する迅速な対応・管理の徹底が図られました。
  4. 是正処置(注1)の徹底により、起きてしまった不適合の原因を除去し、再発防止に役立ちました。
  5. 予防処置(注2)の徹底により、不適合の発生が予測される事項に関し、未然防止が図られました。
  6. 改善処置(注3)の徹底により、より良い方向を目指した、積極的な改善が図られました。
  • (注1):是正処置とは、起きてしまった不適合(ミス)の原因を除去する処置を是正処置といいます。是正処置の目的は、原因を除去することによって同じ過ちを繰り返さないということです。
  • (注2):予防措置とは、他の自治体等での事件・事故等を参考に当市でも起こり得る不適合を未然に防止するために、あらかじめ手を打つ処置を予防処置といいます。
  • (注3):改善処置とは、市民満足度の向上を目的とした「目標志向型の改善」で、不適合となり得るおそれはないが、より良い方向を目指して積極的に行う処置を改善処置といいます。

ISO9001に関するこれまでの経過

  • 平成14年10月21日  キックオフ宣言(市長が認証取得の意思を表明)
  • 平成15年5月23日  システム構築(品質マニュアル策定)
  • 平成15年9月24日から  第1回予備審査
  • 平成15年12月24日から  第2回予備審査
  • 平成16年1月26日から  登録審査
  • 平成16年2月20日  認証取得(システム正式運用開始)
  • 平成19年2月19日  認証期間満了
  • 平成19年2月20日  「ISO9001供給者適合宣言」を開始(3年間)
  • 平成22年2月20日  「ISO9001供給者適合宣言」を継続(3年間)
  • 平成25年2月20日  「ISO9001供給者適合宣言」を継続 (3年間)
  • 平成28年2月20日  「ISO9001供給者適合宣言」を継続  

品質方針

市長は、市民サービスの方針(品質方針)を次のように定めます。(最終改定日:平成27年4月3日)

当市は、第5次吉川市総合振興計画に定める将来像「人とまちが輝く 快適都市 よしかわ」の実現に向け、全職員が一丸となって、品質マネジメントシステムを活用した行政運営に取り組み、「市民の幸福感の向上」、「吉川市の価値を高める」、「共にまちを想い、共にまちを創る(共想・共創)」の3つの基本理念によるまちづくりを目指します。

また、品質マネジメントシステムの運用においては、供給者適合宣言により、自らの責任の元、ISO9001の規格要求事項を満たします。

そして、「取捨選択」と「チャレンジ」を行動理念に、スピード感を持って当市の「価値ある未来」を市民と共に創ります。

 

品質方針を達成するため、市長は次に掲げることを行います。

  1. 市民サービスの品質を保証し、品質マネジメントシステムの有効性の継続的な改善に努めます。
  2. 全ての職員に品質方針を周知し理解させるとともに、品質方針を踏まえた品質目標を定めさせます。また、品質目標の有効性の確認を適宜行います。
  3. 市民の必要とする情報の提供に努め、市政の公平性と透明性を確保し、市民との信頼関係を深めます。
  4. 品質方針は適宜見直しを行い、適切な行政事務の執行に努めます。

ISO9001に関する取り組み

  • 吉川市品質マニュアル(第18版) [1125KB pdfファイル] 
    • 吉川市の品質マネジメントシステムを規定する文書です。市民満足を達成するために、市長や職員が守るべきルールが定められており、市民サービスの品質を維持し、より高めていくための基準となります。 

  過去に実施した品質マネジメントシステムの取組み結果です。

マネジメントレビュー

マネジメントレビューとは、品質マネジメントシステムが適切、かつ有効的に機能するよう、定期的に行なわれるシステム見直しの機会のことです。マネジメントレビューは経営者層により行なわれ、インプット情報を基に、アウトプットとして行政経営を見直すための指示を与えます。

  • 平成29年度
    • 第1回(平成29年5月23日実施)
    • 第2回(平成29年6月29日実施)
    • 第3回(平成29年12月20日実施) 
  • 平成28年度
    • 第1回 (平成28年5月17日実施)
    • 第2回 (平成28年11月18日実施)
  • 平成27年度
    • 第1回 (平成27年5月21日実施)
    • 第2回 (平成27年12月17日実施)
  • 平成26年度
    • 第1回 (平成26年5月15日実施)
    • 第2回 (平成26年11月20日実施) 
  • 平成25年度                                                                            
    • 第1回  (平成25年5月17日実施)
    • 第2回  (平成25年11月14日実施)    
  •  平成24年度                                                                            
    • 第1回  (平成24年5月17日実施)
    • 第2回 (平成24年12月20日実施)     
  •  平成23年度
    • 第1回  (平成23年5月26日実施)
    • 第2回 (平成23年11月24日実施)
  •  平成22年度
    • 第1回 (平成22年5月20日実施)  
    • 第2回 (平成22年11月25日実施)

外部監査

ISO9001供給者適合宣言による品質マネジメントシステムの取り組みが、ISO9001の要求事項に適合していることを確認するために、職員による年3回の内部品質監査に加えて、外部監査員による監査を行っています。

CS-MBO

CS-MBOとは、顧客満足(Customer Satisfaction)を重視した、目標管理(Management By Objectives)をすることを目的とした吉川市独自のシステムです。吉川市の品質マネジメントシステムを有効的に実施するために、全係・担当で継続的な維持と改善が必要な事務事業を抽出し、年度当初に、計画設定シートとプロセス管理シートにより計画を立てます。その計画に基づいて業務を行い、四半期シートにより測定、改善をすることで、PDCAマネジメントサイクルを実行していきます。

 

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