外部監査

1.監査日

平成22年8月19日木曜日、20日金曜日の2日間

2.監査対象部署

  • トップマネジメントインタビュー(市長)
  • 管理責任者インタビュー(政策室長)
  • 監査部署(7部署)
    • 市民課 
    • 第二保育所
    • こども発達センター
    • 市民参加推進課
    • 道路公園課
    • 中央公民館
    • 議会事務局 

3.外部監査の結果について

(1)改善指摘事項等

 改善指摘事項は発見されなかった。

 ISO9001規格に基づく品質マネジメントシステムが維持管理されていると判断する。

(2)ストロングポイント
 前回の観察事項についての所見
  • 前回の外部監査での観察事項は、一部継続して研究し検討している事項はあるものの対応されていることを確認した。
 今回の監査所見
  • トップインタビューでは、市民を主役とした活動の推進のためにシステムの活性化を指示されていた (5.6)
  • 職員インタビューでは、「市民を主役としたまちづくり」という方針に必要な事務事業を推進することの意識が浸透していると感じらた。(5.5.3) 
  • 監査対象の部署の取組みのうち、今後のまちづくりや市民サービス向上の推奨事例として次のとおり列記する。今後は、組織内で水平展開することにより、さらに職員へ浸透を図ることをお勧めする。
    • 改善活動を充実させるために各部局に呼びかけ、改善事例や是正処置等の実践と継続的な改善を推進していた。(管理責任者)
    • 議会運営の充実のために議案提出のスケジュールを調整し、きめ細かな資料の提供に努めていた。(議会事務局)
    • 各種イベントの開催毎に反省点等を整理し、次回にはよりよいイベント開催につなげる継続的な改善があり推奨できる事例と思われる。(市民参加推進課)
    • イベント開催について、参加者を広く集めるために別の出先で受付けをしていた。窓口業務を充実させるために、来館者から全員の顔が見えるよう、また、内部コミュニケーションを充実するために机の配置を変えるなど、顧客満足を上げる改善がされていた。(中央公民館)
    • 道路占有許可工事の進捗を管理するための管理表の採用、道路苦情要望管理台帳に誰もが入力できるようにして早期対応、事故防止のための公園巡回点検の充実など、作業ミスや事故を未然に防止する活動を率先していた。(道路公園課)
    • 食育の指導では、家庭と連携した情報交換や交流を様々なアイディアで対応していることにより市民サービスを向上させている。(第二保育所)
    • ことばや理学療法指導、健常者との交流、保護者の勉強会など早期療育は、市民生活の向上を目的とする率先した事業として特徴的である。(こども発達センター)
    • ワンストップサービスを継続するために申請書の様式や表示の工夫をされていた。(市民課) 
(3) 改善の機会

 改善を要する事項はない。市民サービスを意識した活動の浸透を感じた。また、外部監査を通じて、さらに顧客満足の向上の参考となる所見を監査補足に列記する。

 監査補足
  • 目標値の設定では、最終的な目標と当面の目標に分け、その事業の進捗にあわせて成果や管理の指標を設定することが望まれる。また、市民意識調査の結果を達成度の指標として活用することも検討いただきたい。同時に、「誰がどの程度の仕事ができるようになる必要がある」のかという目標を持った教育訓練にしていくことが望まれる。(5.4.2)
  • アンケートを様々な形で実施しているが、その結果を有効活用するための方策について検討されてはいかがか。また、達成率が高くこれ以上の効果を計るために、成果指標として適切であるか検討されることをお勧めする。(8.4)
  • 昨年度に実施した外部講師による管理職と内部品質監査員向けの研修は、受講者からも好評であり、システムの維持と推進には有効性が高いと思われる。継続することをお勧めする。(8.2.2)
  • 内部品質監査員については、その力量を最大限に発揮するために、規格要求事項を的確に理解しておくことが必要である。今後も充実した内部監査を実施するためにも、テキストなどの教育資料を配布するなど自ら習得できるよう講じてはいかがか。(8.2.2)