外部監査

1.監査日

平成23年10月12日水曜日、13日木曜日の2日間

2.監査対象部署

  • トップマネジメントインタビュー(市長)
  • 管理責任者インタビュー(政策室長)
  • 監査部署(7部署)
    • 監査委員事務局 
    • 第一保育所
    • スポーツ振興課
    • 商工課
    • 収納課
    • 河川下水道課
    • 教育総務課 

3.外部監査の結果について

(1)改善指摘事項等
  •  改善指摘事項は発見されなかった。
  •  ISO9001規格に基づく品質マネジメントシステムが維持管理されていると判断する。
(2)ストロングポイント
 監査所見
  • 文書の様式・記録の様式が常に改善され記入しやすくなっている。各部門での文書記録の作成及び管理も適切だった。 (4.2.3) 事務局・各部門
  • 一般業務にチェックシートを用いてサービスの漏れ防止や質の低下が起こらないように工夫が見られた。(7.5.1)  監査委員事務局・スポーツ振興課
  • 各階層別の会議や朝礼を上手く利用し内部コミュニケーションを確実にして業務の標準化及びサービスの漏れ防止に役立てていた。 (5.5.3) 第一保育所・河川下水道課・他
  •  「お薬カード」等で職員の情報共有化を図り全員でサービス向上に貢献する意識の高い処置も見られた。 (8.2.1) 第一保育所
  • サービス向上のための重要事項や職場の問題事項を必ず品質目標に設定し、目標達成の為の施策に取り組まれており、意識の高い活動となっている。(5.4.1) 商工課・収納課・スポーツ振興課・他
  • 内部監査指摘事項の迅速な対応、及び市民の要望事項での的を射た対応は、継続的改善として高く評価できる。 (8.5.1) 教育総務課・河川下水道課・他
  • 市民への公平性を担保したサービスも確保され、適切な対応も確認された。(7.2.1) 収納課
(3) 改善の機会

 品質マネジメントシステムの計画では年間の各プロセスの計画が作成され周知されているが、教育訓練のプロセスや内部監査のプロセスも年間計画に取り入れて、計画のとおりかどうか、プロセスを監視することもご検討いただきたい。

 監査補足
  • 内部監査のレベルが上がっているように思われる。(特に指摘事項の質のレベル)引き続き、外部講師の研修等による内部監査のレベルアップを推奨する。
  • 職員の専門能力に関する力量評価項目を担当部門長も交えて検討されることを推奨する。例えば、外部の方との交渉力量の評価方法、等々。